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加强信息化建设,不断提高公证工作效率和管理水平

  来源:admin  2015/5/7 16:07:32  浏览次数:994 次

   

根据司法部和省司法厅对公证行业信息化建设的部署,随着社会信息化程度的提高,公证行业的不断发展,我处充分认识到公证行业信息化建设的紧迫性。信息化是当今世界发展的趋势,办公自动化是信息化社会的重要标志,实施公证信息化建设,是推动公证工作法制化、制度化以及改善公证管理手段、提高工作效率和办证质量,扩大公证宣传的重要举措。公证信息化是形势发展的需求,是社会的需求,公证机构需要以现代化、多功能的服务措施,及时方便的为社会提供服务,促进公证事业的发展。为了认真贯彻落实省厅《关于加强全省公证行业信息化建设的指导意见》,提高我处的办公效率,改善办公条件和环境,在市司法局的正确领导下,经全处同志的共同努力,我处建成了比较先进的办公自动化系统,行业信息化建设取得了明显进展,信息系统的应用水平得到了提高。经过一年多的运行检验证明,提高了我处的办公效率和办证质量,规范了办证程序,强化了管理机制,增强了透明度,同时也为当事人提供了更为方便快捷的服务。 
一、网络基础设施建设 
网络基础设施是办公自动化系统的基础,网络基础设施的建设水平决定着办公自动化系统的先进程度。我处克服了资金紧张的困难,根据自身的实际情况,组建了小型局域网系统,该套局域网系统采用了主从式结构,配备了IBM高性能超大存储空间的服务器及16口10M/100M自适应交换机,办公终端均为高性能商用电脑,并配备了专人对局域网进行日常的维护,保证了局域网稳定运行。另外我处还配备了与办公相配套的扫描仪、刻录机、复印机、传真机等设备,并为每台办公电脑配备了激光打印机,这些强大的硬件设施从根本上保障了我处办公自动化系统的可靠运转。 
二、公证办公软件系统建设 
公证办公软件系统是我处办公自动化系统的核心,彻底改变了传统公证办理模式,实现了办公自动化从个体化办公到网络化办公的质的飞跃。我处使用了诺特瑞公证业务集成系统V3.0(网络版)软件(编者注:网址www.notery.net ),该套软件依靠局域网运行,公证员操作局域网内办公终端使用软件办理公证业务。根据我处的实际情况,与公证办公软件开发商协商,为我处修改定制了专用的办证流程。负责接待的公证人员在软件里录入当事人的基本信息、公证事项和提供的证明材料,软件自动生成案卷。当事人交纳公证费后,软件自动生成公证书编号、公证申请表、当事人权利义务告知书,并同时提供可以选择的法律文书、询问笔录、公证书模版,公证人员只需进行少量的修改,即可获得内容较为完善,格式规范的法律文书、询问笔录和公证书签发稿。领导审批后,软件自动生成公证书和送达回证。此外,该软件在办理公证过程中,从受理、收费、承办、翻译、审批、水印纸分配到制证都由不同角色分别完成,严格按照规定的行业标准来实施,有助于实现相互制约、相互监督的管理机制。各类数据统计方便、快捷、准确。另外,我处还配备了专人对公证办公软件进行日常的数据维护和备份,保证了公证办公软件系统的安全稳定运行。 
公证办公软件系统具有流程管理功能,绕过任何一个流程都无法完成公证书的出具;具有角色控制功能,系统通过用户名和密码识别操作者的身份,以控制行使自己的权限;具有状态记录、查询功能,记录每件公证事项程序环节的状态及操作人员、操作时间;具有业务数据统计查询功能,可供各类使用人员实时查询与自己相关的业务数据,制作统计报表;具有水印纸自动化管理功能,使水印纸管理全部系统化、电子化;具有公告和传输功能,可以将工作中遇到的问题及时发布,大家共同进行探讨分析,便于学习、交流和沟通。通过一年多的使用大大提高了工作效率和办证质量,实现了公证业务的科学管理,严格规范了办证程序,建立健全了公证处内部信息化管理体制,利用信息化手段对业务、财务、资产实施有效管理和监督,及时掌握业务发展动态,调整业务决策,实现了数据快速、准确上报及信息共享。 
三、电子档案系统建设 
电子档案系统是我处办公自动化系统的重要组成部分,我处以公证办公软件的档案管理功能和局域网为基础,建立起了完善的电子档案系统,实现了案卷归档、查询、借阅的电子化管理。电子档案系统可以方便的按照承办公证员、公证类别、受理日期、当事人姓名、公证书编号等要素进行档案信息的查询,可以有效监督借阅档案的流向。公证员通过办公终端可以方便快速的检索、查阅所需的案卷材料,极大提高了案卷调阅的效率。通过电子档案系统建设,使我处的档案管理工作登上了新台阶。 
四、公证业务查询和视频监控系统建设 
为了给公证当事人提供更便利快捷的服务,为了实现公证业务咨询从传统方式到信息化方式的转变,我处建立起了公证业务查询系统。公证业务查询系统的建立是我处办公自动化系统建设的又一有力举措。我处购买了液晶平面触摸查询机,并自行开发了一套多媒体电脑触摸屏查询系统。该套查询系统简便易用,涵盖了机构介绍、办证指南、公证知识及公证机构告知义务、收费标准、公证档案查询、法规政策规定等六项内容,内容全面,实用性强,提供了详实的法律法规政策和各类证明信样本,告知了各类公证事项的法律后果和办理公证中的权利义务,为公证当事人查询公证相关业务、办理公证带来了极大的方便。我处还安装了大型LED双基色电子显示屏,在工作时间不间断的滚动播放办理各类公证事项的收费标准、所需要提供的证明材料等信息,增强了公开办证的透明度,给公证当事人带来更多的知情权,同时又有效的宣传业务,树立了自身的良好形象。另外,我处还安装了数字视频监控系统,实现了对办公场所的实时监控和不间断录制,保证了办公场所的安全。还安装了考勤机,公证员打卡上下班,方便了日常的管理工作。但是我们也应当看到自动化办公的局限性,因为办公终端是由人来操控的,如果使用者思想上不重视、不遵守程序规范,也会出现漏洞。 
我处在省、市司法行政机关的正确领导下,在社会各界的关心和支持下,几年来基础设施建设工作有了长足的发展,我们要以“带一流队伍,创一流业绩,树一流形象”为目标,本着“诚信为本,公正为民”的服务宗旨和“团结开拓、务实求真”的团队精神,健全管理机制,继续加强公证行业信息化建设,公证信息化建设需要与时俱进,根据社会发展情况及社会需求不断改进,使公证信息化工作持续不断的完善,使公证处呈现出前所未有的团结、和谐、奋进、积极向上的崭新局面,为社会提供更加优质高效的法律服务。
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